-A A +A

Bureaucratie

afbeelding van Gerard Steverink

Bureaucratie.

Bureaucratie is een organisatiestructuur die zich kenmerkt door veel regels, gestandaardiseerde processen, procedures en voorschriften, nauwgezette taakverdeling en verantwoordelijkheid, duidelijke hiërarchie en zakelijke, bijna onpersoonlijke interacties tussen medewerkers.

Hoe kan het zo scherp worden geformuleerd! Met definities zijn wij er niet. Wanneer wij alleen kijken naar een definitie zijn wij snel klaar. Dan kunnen wij zeggen: “Ja dit zijn de regels en de te volgen procedures." Dat betekent dan dat organisaties alleen maar gericht zijn op die regels, regelgeving en procedures. De onpersoonlijkheid viert dan hoogtij. Persoonlijk contact wordt dan iets van het uitleggen van de regels en dat het niet anders kan zoals in de regelgeving is aangegeven.
Hanteren van bureaucratische regels getuigt van onvoldoende of geen respect voor de hulpvrager.
En bij ouderen zien wij dan ook vaak dat de hulpverlener infantiliserende vragen stelt. 

Deze regelgeving houdt ook in een enorme versnippering in hulp verlening omdat iedere organisatie vasthoudt aan de eigen regeltjes en procedures. Wanneer wij het dan bijvoorbeeld hebben over een keukentafel gesprek is dit vaak vanuit die regelgeving niets meer dan uitleggen wat de regeltjes zijn.
Dit in plaats vanuit de cliënt te reageren: Wat wil ik, wat kan ik en wat heb ik nodig. Drie vragen die het leitmotiv zijn van de Proeftuin Ruwaard. 

Het gevolg van deze regelgeving is dat mensen – cliënten- van het kastje naar de muur worden gestuurd en verzanden in steeds meer hulpverleners voor hulp bij problemen die allen weer zijn afgeleid van het probleem dat zich voor heeft gedaan. Het probleem van het probleem is niet het aan de orde zijnde probleem maar het probleem achter het probleem !!!  

Het lijkt dan wel of niemand verantwoordelijkheid wil nemen voor de vraag en eerst wil kijken of aan alle regeltjes voldaan wordt. Tussen haakjes: Is dit ook de reden dat wij tegenwoordig spreken van verwarde personen en het probleem niet benoemen? Kunnen wij het “probleem verward persoon” van ons afschuiven en doorleiden naar een ander die het dan op zijn of haar beurt weer doorstuurt. 
 
Bureaucratie raakt iedereen. En vooral mensen die hulp nodig hebben of je nu jong of oud bent.
Moeten wij dan denken aan een indek cultuur of een ja-maar beleid of actie? Ik ben bang van wel.
De veiligheid wordt gezocht in regeltjes en procedures. 
Soms denk ik wel eens dat hier de kern ligt. Ik denk ook dat het aan managers ligt die vaak de veiligheid van cijfertjes en procedures zoeken. Dus dan toch een indek cultuur. Interessant is het om in dat soort organisaties te weten hoe de relaties onderling zijn. Ik denk dat uitvoerenden medewerkers meer geneigd willen zijn om  grenzen op te zoeken dan veel leidinggevenden. Daar het niet gebeurt komt dan ook doordat de mate waarin dat zoeken naar veiligheid naar de uitvoerenden is doorgelekt. Ook fouten worden dan gebagatelliseerd. Het ligt gelukkig niet aan mij en ben blij dat enz. enz.

Mensen, zowel hulpvragers als hulpverleners, balen van de regeldruk en systeemzucht. Toch nemen de regels en protocollen alleen maar toe. Hoe kan dat? Hoe meer regels hoe groter de kans op missers en overtredingen. Dús de regels aanscherpen en verrijken met nieuwe regels om de leemtes te regelen. Een ijzeren logica!

Wat kan dan een einde maken aan deze bureaucratie waaraan in ons land miljarden worden besteed en die niets opleveren dan irritatie en onbegrip zowel bij cliënten en hulpvragers. Misschien alleen niet bij politici want anders hadden deze er al lang iets aan gedaan en het niet laten voortwoekeren.

Een voorbeeld: 
Enige jaren geleden raakte iemand wel heel erg verward in de bureaucratische werkwijze met zijn kreet om hulp. Iedere keer doorverwezen naar een andere manager. Uiteindelijk de zucht: Ik heb geen managers nodig maar handjes en wat gebeurt er met mijn kinderen? Het antwoord: "Dan halen wij uw kinderen weg”  Kan het bureaucratischer. Kan het nog erger met gebrek aan empathie??  

Nog een voorbeeld:
Een kennis vraagt huishoudelijke hulp aan. Vanwege personeelsproblemen en budget krijgen zij ½ uur hulp in 2 weken. Er wordt niet ingegaan op de werkelijke hulpvraag. Geen echt keukentafel gesprek maar er wordt alleen geredeneerd vanuit de instelling. 

Vaak hoor ik dat het proces belangrijk is. Maar wat is dan het proces? De voortgang? Het is zeker geen procesmanagement. Immers hiermee wordt bedoeld de meest effectieve manier om processen te verbeteren. Daarbij wordt bij voorkeur een procesgerichte aanpak gehanteerd. Processen beschrijven, de processen “in kaart brengen”, is een van de eerste activiteiten op het pad naar betere prestaties. Wat is het dan??  Bij bureaucratie gaat het volgens mij om bureaucratische regelgeving en gestandaardiseerde procedures. 

Oplossing!

Verbinding. Dit lijkt tegenwoordig een modewoord geworden. Echter het is wel een van de antwoorden op de bureaucratie. Gezamenlijk verantwoording dragen en afleggen over acties samen met de cliënt, dus de cliënt centraal.  

In tegenstelling tot bureaucratie leidt verbinding wel tot respect voor de cliënt. 

In december vorig jaar heeft de ASD een symposium georganiseerd met als thema de Bureaucratie voorbij. Mijn thema is nu Voorbij de Bureaucratie. Dit vraag inderdaad om verbinding met elkaar. 
Een menselijke gemeente schreef Elisabeth Romanillos vorig jaar in een blog. In het algemeen zie ik van deze wens nog niet veel.  
Een aanzet tot “voorbij de bureaucratie” zie ik in het project Proeftuin Ruwaard. Daar zie ik verbinding groeien tussen instellingen die zelf hun budgetten verbinden. Juist de aanpak in de Ruwaard  laat zien dat je meer en meer in de geest van de wet kan en moet werken.  
En wat zien wij nu dat een soepele samenwerking leidt tot een betere zorg en welzijn. Waarschijnlijk zullen wij ook nog zien dat verbinding met elkaar de zorg goedkoper maakt. 
Zijn de gemeente, zorginstellingen, zorgverzekeraars en allen die met zorg te maken hebben, er klaar voor? 
Ik denk dat helaas nog veel water door de Rijn moet stromen voordat wij de moed en het lef hebben om de bureaucratie voorbij te zijn. De proeftuin Ruwaard laat het begin zin. 

Onderwerp: 

Reageren op een blog kan als u bent ingelogd. U bent al ingeschreven of u kunt zich hier alsnog voor inschrijven als inwoner van Oss of als professional.

Registreren als lid Registreren als professional